日本の会社で行われる会議は、悪い会議だといわれています。
それは、大きな欠点があるからだそうで、その欠点とは、
参加している人間が意見を言えなかったり、
何を話し合うための会議なのかよくわからなかったり
会議に出席しているが話に参加しない人がいるなどです。

なんだか全然効率的な進め方とはいえませんね。
こんな欠点のある会議ならやらないほうがいいじゃないかと
思ってしまいますが、こういった会議が行われているのが現実なんだとか。

それでは、良い会議、そして会議の効率的な進め方とは
いったいどんなものなのでしょうか。
　
　

会議の効率的な進め方とは？

冒頭で示した欠点から見ていくと、
「参加している人間が意見を言えない」に対しては
意見が言える会議が望ましいですね。
もしくはメンバー選定の段階で、意見を言わない人は参加させないという
方法もあります。

「何を話し合うための会議なのかよくわからない」に対しては
話し合うテーマや内容がわかっていることが望ましいですね。
進行役を決めて、そして話が行き当たりばったりにならないように、
アジェンダ、つまり会議資料を作成しておくことも必要です。

「会議に出席しているが話に参加しない人がいる」に対しては
出席した全員が話しあいに参加する仕組みが必要ですね。
話し合いが苦手な人には、いっそのこと書記を任せてもいいと思います。

メンバーそれぞれに役割を与えましょう。
役割がないと、傍観者になってしまう人がいますから。
傍観者になった人は、みんなが真剣に話し合っていても、
まるで他人事のような態度になってしまいます。

アジェンダ（会議資料）を作成し、
何を話しあうのかハッキリさせましょう。
会議で決めなければいけないことがあるならば
アジェンダ作成の段階で明確にしておきます。

アジェンダは事前に配布しておき、
アジェンダおよび、必要な方法は会議前に目を通しておくよう
声をかけておきます。
会議のときに自分だけ目を通していないと恥ずかしいので
見てくれる確率もあがります。

ありがちなのが、ダラダラ会議ですね。
スタート時間は決めておいたものの、
終了時間を決めていなかったために、ダラダラとどうでもいいことまで
話しだす人が現れたりします。特に目上の人間でそういう人がいると
話を停めにくいので厄介ですね。
事前に何時までに終わらせましょうと決めて、
会議で話し合って物事を決めるのは「仕事」なんだという意識で臨みましょう。
　
　

会議の効率的な進め方　まとめ

１．役割を決めます。
・会議の進行役
　・・・テレビで言うところのＭＣと同じです。
　　　　生放送を時間内にきちっと有意義に終わらせるのはＭＣの腕にかかっています。
・書記
　・・・話し合いや意見を言うのが苦手な人には書記を担当してもらいましょう
　　　　といっても書記の仕事にもポイントがあります。
　　　　それは要点をメモすることです。話す内容全ては書けませんからね。
・アジェンダ（会議資料）作成担当
　・・・書類作りが得意な人は、部署に１人はいるものです。
・その他
　・・・進行役・書記・アジェンダ担当以外にメンバーを決めます。
　　　　もちろん話し合う仕事内容に関連する人物になるでしょうが、
　　　　この人たちにも役割があります。それは「意見を言うことです」
　　　　必ず意見を言うことを役割として、参加してもらうわけです。　　　　

２．アジェンダの作成
　アジェンダを作成するのは、アジェンダ作成担当の仕事ですが、
　ＭＣである進行役とのコミュニケーションは密にしましょう。
　アジェンダとは、テレビの生放送でいうところの台本と同じですから。
　
３．アジェンダを事前配布しておく
　目を通しておくよう、全員に伝え配布しておきます。　
　話し合う際に必要な情報は、各自抑えておくよう言います。

４．会議スタート
　いよいよ会議が始まりました。ＭＣである進行役が会議を効率的に進めます。
　まず最初に、「今日は●●●について、●●●を決めるための会議を、●●時までに行う」
　と、テーマとゴール（何を決めるか）そして、何時までに終わらせるかを述べます。

　注意するポイントとしてこんなことがあります。
　・脱線しない。脱線したらすぐ本題に戻すのも進行役の仕事です。
　・複数参加の会議なのに、なぜか１対１で話しあう人たちが出てきます。
　　こういうときも、進行役が本来の流れに修正します。
　・常に時間を意識する。

　書記の人がメモしやすいように、ひとつ決まったときには、
　わかりやすく決定事項を発言することも必要です。そのことが会議を締めてもくれます。