会社を退職する挨拶メールは、社外と社内で内容が変わります（例文）。
退職するまで、いつ挨拶メールを送るのかタイミングも気になるところですね。

取引先など社外への挨拶メールは気を遣いますし、
社内は大半はBCCでよくても上司や親しい同僚・部下には個別に送って気持ちを伝えたいところです。

できるだけスムーズに退職するため、挨拶メールの例文や大事なポイントを紹介します。
　
　

■退職の挨拶メール「社外(取引先)」(例文)■

取引先など社外あての退職の挨拶メールで大事なことは
・会社の信用を落とさない
・相手に不安や不満を残さない
この2つです。

具体的なポイントは3つ
・退職日を書く
・後任や引き継ぎについて書く
・私用の連絡先は書かない

件名：退職のご挨拶（株式会社■■ ★★）

株式会社△△　▲▲様

いつもお世話になっております。
株式会社■■の★★です。

私事ですが一身上の都合により◆月◆日をもって退職することになりました。
在職中は大変お世話になり、心より感謝しております。
また、本来なら直接お伺いしてご挨拶すべきところですが、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。

後任は●●が務めさせていただきます。
後日改めて●●がご挨拶に伺いますので、変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社のご発展と▲▲様のますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

■勝手に挨拶へ行かない！

お世話になった取引先へ退職の挨拶へ行きたい気持ちはわかりますが、勝手に行くのはＮＧです。
必ず上司に相談しましょう。
取引先とは会社同士の付き合いであり、個人同士の付き合いではないからです。
良いと思って挨拶に行ったことでトラブルに発展する可能性もあるので慎重に。

■退職の挨拶メール「社内」(例文)■

社内あての退職の挨拶メールは2種類書くことになります。
・BCC一斉送信
・上司など宛て
です。

件名：退職のご挨拶（★★）

お疲れ様です。★★です。
この度私は一身上の都合で会社を退職することになりました。

入社して▲▲年皆様には大変お世話になりました。
これまで仕事をしてこれたのも皆様のご指導・ご協力のおかげです。
今まで本当にありがとうございました。

この会社での経験を今後に活かしていきたと思います。

皆様の益々のご活躍並びにご発展を心よりお祈りしております。

退職理由は「一身上の都合」にして細かい理由は書かないのが基本です。

円満退職のポイントは、可能であれば辞めたあとの連絡先を書いておくことです。
会社を辞めても人として付き合いたいという気持ちを表現できるから。

■BCCで

メールを送る際は、上司など特別な人以外はBCCで一斉送信します。
場合によっては、上司・同僚・部下・親しい人などに分けるとよいですね。相手の立場によって文面を変えたほうがいい場合もあるので。

■ＮＧワード！
いくら親しい間柄でも、会社の愚痴や文句を書くのはダメです。
メールはデータで残ってしまいますからね。
「立つ鳥跡を濁さず」を心がけましょう。

■上司など

上司など特に世話になった人や親しい人には、個別でメールしましょう。
ポイントは、相手との想い出エピソードや感謝の気持ちを入れることです。

営業部　
部長　◇◇◇◇様

お疲れさまです。△△部の○○です。
一身上の都合により、本日を持ちまして、退職することになりました。
本来ならば直接ご挨拶をすべきところ、メールでのご挨拶にて失礼いたします。

平成○年○月に入社して、はや×年×ヶ月の月日が経ちましたが、様々な仕事を担当させていただきました。
◇◇部長には至らぬ私のためにご指導ご鞭撻を頂き、
多くのことを学ばせていただいたこと、大変感謝しております。
今までの貴重な経験を今後の人生に活かして、励んで参りたいと思います。

末筆ではございますが、改めて皆様の長年のご厚情に深謝すると共に、皆様のご多幸とご健勝をお祈り申し上げます。

引用：http://next.rikunabi.com/journal/entry/20150701_S11

■退職の挨拶のタイミングはいつ？■

退職の挨拶のタイミングはいつかというと、社外と社内で違います。

■取引先など社外向け

取引先など社外向けに送る退職の挨拶メールは、退職の2～3週間前が目安です。
理由は、引き継ぎの期間を示すことで取引先も安心するからです。
・タイミング＝退職の2～3週間前
・理由＝引き継ぎの期間があるから

退職まで日数がないタイミングで退職の挨拶メールをするのはＮＧです。
「きちんと最後まで仕事をしない人」とみられてしまいます。

■社内向け

社内向けの退職の挨拶メールのタイミングは最終出社日。
退職を事前に知らせるためでははく、最後の挨拶という意味あいになります。
・タイミング＝最終出社日
・意味＝最後の挨拶

しかし会社によって慣例が異なるので、今までの送られてきた退職挨拶メールを参考にしたり、先輩や上司に確認したほうがよいですね。
例えば、最終出社日の1週間前にメールするケースもあるからです。

■退職の挨拶メールに返信するとき

退職の挨拶メールを送る場合ではなく、送られてきた場合、返信はしたほうがいいのでしょう？
答えは、返信する必要はありません。

もし返信するときは、
退職者が喜ぶような返信メールを送りましょう。
具体的ポイントは3つ
・お世話になったお礼
・退職が残念だという気持ち
・今後の活躍や健闘を祈る言葉
※例文※引用※http://next.rikunabi.com/journal/entry/20150701_S11

■最後に　退職時に返すもの・もらうもの

最後に、退職時に返すもの・もらうものを紹介します。

■返すもの

・健康保険証
・支給された備品・名刺
・取引先の名刺

取引先の名刺はきちんと返却しないとトラブルに発展する可能性があります。
個人的にもらったものではなく、会社の看板があるからもらったものだからです。営業活動に活かせる財産です。

■貰うもの

・雇用保険の加入証
・年金手帳

転職先が決まっていない場合は
・離職票
・源泉徴収票
ですが退職日に貰えず後日、郵送で受け取る場合があります。

■まとめ

会社を辞める理由はそれぞれです。
キャリアアップで転職の場合もありますし、不満があったりブラック企業なので辞めるという場合もあるでしょう。
ですがどんなケースでも、円満退社を心がけたほうが精神衛生上、良いですよね。