仕事ができる人は、「仕事の効率化」ができている人とも
いえます。こういった人は残業知らずです。
周りの同僚たちが定時になっても仕事が終わらず帰れないのに対して
「仕事の効率化」が出来ている人は定時で帰ることができます。

ただ早く帰るだけでなく、きちんと仕事を納期に間に合わせて仕上げたうえで
定時に帰るのです。
周囲の人間はそんな彼のことが羨ましいので、
妬みや皮肉をこめて「あいつは要領がいい」と陰口を言うかもしれません。

日本は長時間働くのが偉いとか、頑張っているとか、まだまだそういうおかしな見方が
あるので、定時で帰るひとは誤解されますね。

ただ、それは雇われている立場だからであって、
例えば将来起業した際には、長時間よりも、短時間で効率化して成果を出すことの
大事さが身にしみてわかることでしょう。

それでは、具体的には、仕事の効率を上げる方法とは
どんなものがあるのでしょうか。
　
　

「単純作業」と「頭を使う作業」は分ける

頭を使わなくても処理できる、体が覚えている「単純作業」と
考えながらでないとできない「頭を使う作業」は
わけて扱ったほうが、頭も体もすっきりし、効率が上がります。

「単純作業」をしているときは、
作業をしながらスケジュールを思い返したり、アイデアを練ったりすることも
可能になってきます。時間の有効活用ですね。

楽しようと考える！完璧さよりもスピード

日本人は完璧主義の人が多いといわれています。
時間があれば一週間かけて100点満点の仕事をすればいいかも
しれませんが、いまはスピードの時代ですから
1日で60点の仕事をするほうが、成果につながります。

facebookのマーク・ザッカーバーグ氏も
「完璧を目指すよりまず終わらせろ」と言っています。

仕事が60点まで仕上がったら、上司に提出します。
足りない部分を上司がアドバイスしてくれれば、残り30点をカバーできます。

情報の整理

机の上がゴチャゴチャしていると考えも整理できないので
増え続ける名刺、書類や、データの整理は
ためずにその都度片付けていくのが良いです。

たまってからだと、何がなんだかわからなくなり、
その都度行った場合の片付け時間より多くの時間と手間がかかってしまいます。
よく、「片付けは一度にやったほうが効率が良い」という人がいますが
それは間違いです。

パソコンの活用

名刺情報の整理や、データの整理にはパソコンは欠かせないですね。

ほかにもパソコンの作業を効率化して時間を稼ぐ方法に
ショートカットキーの活用があります。
ひとつひとつのショートカットキーが生む時間が些細なものでも
1日の作業時間にすると、ショートカットキーを活用している人とそうでない人とでは
ものすごい時間差が出来ます。利用しない手はないですね。

休憩でメリハリをつける

人間の集中力はずっと続きはしません。
適度に休憩をとってメリハリをつけましょう。

会社の中や、会社の近所のカフェなど、
自分だけの場所を見つけて、1人で落ち着くのがオススメです。
ランチタイムに10～15分ほど昼寝をするのもオススメです。

TO DOリストの活用

仕事を効率化するには、すべての仕事を自分でこなそうとしていたら
いつまで経っても効率を上げることはできません。
ひとりのキャパシディには限界があるからです。

やるべきことを書き出して、
部下にまわせるもの・外注にまわせるものをピックアップします。
そして残った仕事について優先順位を決めます。

自分で抱え込まないで、思い切って人に丸投げするのは
全然アリです。
誰でも出来るような雑用ならなおさらです。

仕事毎の納期や、
いつまでに何をするかも決めます。
　
　

断るときは「Yes,But」で

上司から、他の部下でも出来る雑用を頼まれたときや
または自分のキャパシディがすでにいっぱいで
引き受けてもやりきれないとわかっているときは
「Yes,But」で断リます。

「Yes,But」とは、まずは『わかりました』と引受けて（yes）
『しかし（But）、こういった仕事があるので
引き受けても納期に間に合わせるのは厳しいです』と
いう言い方で断ります。

断ることが上司に悪いと思って、引き受けてしまうと
結局納期に間に合わずに、相手を困らせることがあります。
上司としては、引き受けてくれた部下を注意すると
周囲から見たときに弱い者いじめをしているように映ることもあるので
ある意味「泣き寝入り」するしかなく、困ってしまいます。

こういった、出来ないとわかってるのに気を使って引き受けたり、
助けたりして、結果的に会社や周りが迷惑するというのは
日本人には多いですね。

話の長い人への対策

話の長い上司、同僚というのは必ず1人はいるものです。
同僚だったら話を切り上げるのも容易いかもしれませんが、
厄介なのは、上司の場合ですよね。

仕事で手一杯の部下を捕まえて、延々と1時間以上も
最初は仕事は話から始まり、部下や上司の愚痴、家族の愚痴まで言い出す
強者の上司もいますから、部下にとっては非常に辛い問題です。

1時間以上対して意味もない話をして自分だけすっきりした挙句
部下に「まだ仕事終わらないの？」と平気で言ってきます。
「おまえのせいだよ」と言いたいところですが、ここは我慢ですね。

「話が長かったので、仕事がその分遅れました」と本当のことを言うと
たいがいのこういった上司は、
「は？オレのせいだってのか」と逆ギレするパターンが多いです。
そしてそれ以降は冷遇されてしまいます・・・。

話の長い上司への対策としては
質問で切り返して、話を本筋に戻させるという手法があります。
そして、答えを得た瞬間に「ありがとうございました。早速仕事に活かします」
と一言礼を言ってさっさと仕事に戻ります。

パターン化して効率を上げる

生活にパターンがあるように、
仕事にもパターンを見出すことにより、無駄な動きや考えがなくなり
仕事が効率化されます。

生活において、朝起きたらまず顔を洗って、朝食を食べて歯を磨いて
着替えたら会社に向かう。といったパターンがあったとします。
これを、「えーと次はどうしようなか、歯を磨こうかな」といちいち
悩んでいたら、あっという間に時間が過ぎてしまうわけです。
パターン化することにより、「単純作業」化もされるので
歯を磨きながら本日のスケジュールについてかんがえたりもできますね。

仕事も同じで、すべてというわけにはいきませんが、
仕事の順番をパターン化できますし、
ひとつひとつの作業工程もパターン化できます。

ミスの対処や、クレーム対応も、検証してみるとパターン化できます。
そうすることで素早いクレーム対応となり、
ミスをしてしまったものの、顧客からの信頼を得ることもできるわけです。